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Applicant Support

採用支援・採用管理・運用代行

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応募を集めるだけでは、採用成功とは言えません。

求人を掲載して応募を集めることは、採用活動のスタートです。実際には、応募者への連絡や面接の日程調整、選考、採用業務の管理など、応募後にもさまざまな対応が必要になります。「応募は来るのに面接につながらない」「応募者への対応が追いつかない」「採用業務まで手が回らない」など、採用活動の課題は企業によって異なります。

求人センターでは、求人広告の掲載だけでなく、応募者対応や面接につなげるための仕組みづくり、採用業務の効率化まで、企業ごとの採用課題に合わせて支援します。 創業40年以上・年間10万件以上の求人広告運用で培った経験をもとに、まずは「なぜ採用につながらないのか」「どこに課題があるのか」を一緒に整理。必要なサービスだけをご提案し、応募を採用につなげるための仕組みをともにつくっていきます。
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採用課題の解決事例

Case Study

採用課題は、会社によって違う。
だから私たちは、まず「お話を聞くこと」から始めます。
採用課題は、会社によって違う。
だから私たちは、まず
「お話を聞くこと」から始めます。
「応募が集まらない」「面接につながらない」「採用業務まで手が回らない」など、
採用活動で抱える課題は企業によってさまざまです。
私たちは、表面的な悩みだけでなく、その背景にある「本当の採用課題」まで丁寧に整理し、
企業ごとに必要な解決策を考えます。
ここからは、実際に企業様が抱えていた採用課題と、
私たちがどのように解決をサポートしたのか、その一例をご紹介します。
「応募が集まらない」「面接につながらない」
「採用業務まで手が回らない」など、
採用活動で抱える課題は企業によってさまざまです。
私たちは、表面的な悩みだけでなく、
その背景にある「本当の採用課題」まで
丁寧に整理し、企業ごとに必要な解決策を考えます。

ここからは、
実際に企業様が抱えていた採用課題と、
私たちがどのように解決をサポートしたのか、
その一例をご紹介します。
Case01
応募は来るのに、なかなか面接につながらない。実は、応募後の対応に課題がありました 
応募は来るのに、なかなか面接につながらない。
実は、応募後の対応に課題がありました
「応募は来ているのに、なぜか面接まで進まない」。そんなお悩みを抱えていた飲食店様。調べてみると、応募者への連絡が遅れていたり、電話に出られない時間帯があったりと、せっかくの応募を面接につなげきれていないことが分かりました。そこで、応募者への自動返信やSMSでの連絡、面接日程の調整など、応募後の対応を効率化。応募者を待たせることなくスムーズにやり取りできる環境を整え、面接につながる機会を増やしました。応募を集めるだけでなく、届いた応募を一つひとつ採用につなげていく。採用活動では、応募後のスピードと対応力も大切なポイントです。
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Case02
採用したい。でも、採用業務まで手が回らない。社長が一人で抱えていました。
採用したい。でも、採用業務まで手が回らない。
社長が一人で抱えていました。
「求人を出したいけれど、採用にかけられる時間がない」。そんな企業様では、社長や現場責任者が求人掲載から応募者対応、面接の日程調整まで、採用業務を兼任しているケースも少なくありません。そこで、求人作成や応募者対応、面接調整などの採用業務を外部のプロに任せられるRPO(採用業務代行)を活用。採用にかかる業務負担を減らしながら、採用活動を継続できる体制を整えました。採用担当者を新たに置くことが難しい企業様も、採用業務の一部またはすべてを外部に任せることで、社内の負担を軽減し、本来の事業や経営に集中できます。「採用したいけれど、誰がやるのか決まっていない」。そんな状態からでも、採用を止めない仕組みを一緒につくっていきます。
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おすすめのサービス

Product Lineup

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採用活動をよりスムーズなものにしたいなら

ATS(応募者管理システム)

採用サイトの作成から応募者管理まで対応。
主要求人検索エンジンとも連携し、
低コストで採用活動を始められます。
4万8000社の導入実績を持つ採用サイト・ATS。
応募管理からWEB面接、
適性検査まで幅広く対応します。
400以上の求人媒体と連携可能。
応募者対応の自動化や細かな運用設定を
実現する高機能ATSです。
Indeed連携対応の採用HPを無料で作成可能。
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求人広告で培ったノウハウを活かし、
採用HPの企画・制作を行います。
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掲載しているサービスは一例です。この他にも多数のサービスを取り扱っています。
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採用のお悩みは、企業によって違います。
だからこそ、私たちは「企業ごとの答え」を一緒に考えます。

応募が集まらない。面接につながらない。採用業務まで手が回らない。
同じ「採用に困っている」という悩みでも、その背景にある課題は企業によって異なります。

だから求人センターは、「このサービスがおすすめです」と決めつけることはありません。まずはお客様のお話を伺い、採用で実現したいことや現在抱えている課題を一緒に整理することから始めます。
求人広告で解決できる課題もあれば、応募者対応の効率化や採用業務の代行など、別のアプローチが必要な場合もあります。大切なのは、サービスを導入することではなく、その企業に合った採用の仕組みをつくり、採用成功につなげること。

そして、その先にあるのは、採用した人材が活躍し、企業が成長していく未来です。

一社一社に合った採用の仕組みが、企業の未来を変えていく。

「何から始めればいいか分からない」そんな段階でも構いません。
求人センターは、採用成功のその先まで、お客様とともに歩み続けます。
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よくあるご質問

FAQ

ATS(応募者管理システム)とはなんですか? 詳しく見る 閉じる

ATSとは、「Applicant Tracking System」の略で、日本語では「採用管理システム」や「応募者管理システム」と呼ばれる、採用活動を一元管理するためのシステムです。

求人を出して応募が入ると、採用担当者にはさまざまな業務が発生します。

「応募者に連絡する」
「電話がつながらなかったので、もう一度連絡する」
「面接できる日時を確認する」
「面接の日程を調整する」
「応募者の情報を記録する」
「誰がどの選考段階にいるのか確認する」
「面接後の評価を共有する」
「採用・不採用の連絡をする」

応募者が少ないうちは、メールや電話、Excelなどで管理することもできます。しかし、複数の求人媒体から応募が入ったり、同時に複数の職種を募集したり、社長や現場責任者が採用業務を兼任したりすると、応募者情報の管理や連絡だけでも大きな負担になります。

ATSは、こうした採用業務を一つのシステムに集約し、応募から採用までの流れを管理しやすくするための仕組みです。

ATSでできること》
ATSの具体的な機能はシステムによって異なりますが、一般的には次のような採用業務を管理・効率化できます。

◇応募者情報の一元管理
氏名や連絡先、応募した求人、応募経路など、応募者に関する情報をまとめて管理できます。複数の求人媒体から応募があった場合でも、情報を一か所で確認しやすくなります。

◇選考状況の管理
「応募受付」「書類選考」「面接調整中」「面接済み」「内定」「採用」など、応募者が現在どの段階にいるのかを一覧で把握できます。誰への対応が必要なのかも確認しやすくなります。

◇応募者との連絡管理
応募者へのメールなどの連絡をシステム上で管理できるものがあります。テンプレートや自動送信、送信予約などに対応するシステムもあり、連絡漏れや対応の遅れを防ぎやすくなります。

◇面接の日程調整
応募者との面接日程のやり取りを効率化できる機能を備えたATSもあります。面接官の予定を確認しながら日程を調整できるものや、候補日時の案内から日程確定までを効率化できるものもあります。

◇面接・選考評価の管理
面接官が入力した評価や選考結果を応募者情報と紐づけて管理できるシステムもあります。面接官ごとに情報が分散することを防ぎ、社内で選考情報を共有しやすくなります。

◇採用データの集計・分析
応募者数だけでなく、「どの求人から応募が来たのか」「どの選考段階で離脱しているのか」「応募から面接、採用までどの程度進んでいるのか」など、採用活動の状況を分析できるATSもあります。採用活動の振り返りや改善にも活用できます。

ATSを導入すると、何が変わる?》
ATSの大きなメリットは、単に応募者情報を整理できることだけではありません。

例えば、これまで、
求人媒体の管理画面を確認する
◇応募者情報をExcelに入力する
◇メールを確認する
◇電話をかける
◇面接日程を調整する
Excelを更新する
◇面接結果を担当者に確認する
といった作業を個別に行っていた場合、ATSによって採用情報や選考状況をまとめて管理することで、採用担当者の確認・入力・共有にかかる負担を減らせる可能性があります。
また、採用担当者が一人ではなく、社長・現場責任者・事務担当者など複数人にまたがっている企業では、「誰が応募者に連絡したのか」「面接はいつなのか」「選考結果はどうなったのか」といった情報を共有しやすくなることも大きなメリットです。

特に、
「応募は来ているのに、連絡が遅れてしまう」
「応募者情報をExcelやメールで管理するのが大変」
「面接の日程調整に時間がかかる」
「誰がどの応募者を担当しているのか分からない」
「社長や現場責任者が採用業務まで兼任している」
「複数の求人媒体を使っていて、応募者管理が複雑になっている」
といった企業では、ATSが採用業務を効率化する選択肢の一つになります。

ATSは「応募を増やす」ためのシステムではありません》
ここは、ATSを検討するうえで大切なポイントです。
ATSは基本的に、求人広告のように応募者を集めるためのサービスではありません。求人広告や自社採用サイト、求人検索エンジン、人材紹介など、さまざまな採用経路から入ってきた応募者の情報や、その後の選考プロセスを管理・効率化するためのシステムです。

つまり、「応募を集める」ための求人サービスと、「集まった応募を採用につなげる」ための採用管理システムでは、役割が異なります。

応募数を増やすだけでなく、届いた応募に適切かつスピーディーに対応し、面接、選考、採用へとつなげていくことも、採用成功には重要です。

《すべての企業にATSが必要というわけではありません》
ATSにはさまざまな種類があり、対応している採用領域や機能、料金、操作性なども異なります。そのため、「ATSを導入すれば採用がうまくいく」というものではありません。

大切なのは、自社の採用人数や募集職種、応募数、採用担当者の体制、現在どのように応募者を管理しているのかなどを整理したうえで、必要な機能を持つシステムを選ぶことです。

例えば、応募数がまだ少なく、管理業務にも大きな負担がない企業であれば、必ずしも大規模なATSが必要とは限りません。

一方で、複数の求人媒体を利用している、応募者が増えて管理が追いつかない、面接日程の調整に時間がかかっている、採用担当者が他の業務と兼任している、といった場合には、ATSによって採用業務を整理・効率化できる可能性があります。

求人センターでは、ATSの導入ありきで考えるのではなく、まず企業ごとの採用課題や採用体制を整理し、求人広告、応募者対応、採用管理、採用業務代行など、必要なサービスを組み合わせてご提案しています。

「応募は来るけれど、採用担当者の負担が大きい」
「応募者への対応が追いつかない」
「採用業務をもっと効率化したい」
そんなお悩みがあれば、ATSを含めた採用業務全体の見直しからご相談いただけます。

どのATS(応募者管理システム)を選べばいいか分かりません。 詳しく見る 閉じる

ATSApplicant Tracking System/応募者管理システム)は、サービスによって搭載されている機能や得意とする領域が異なります。そのため、「有名なATSだから」「機能が多いから」という理由だけで選ぶのではなく、自社の採用課題や採用体制に合ったATSを選ぶことが大切です。

ATSを選ぶ際は、まず「何を解決したいのか」を整理することから始めましょう。

例えば、
◇複数の求人媒体から入る応募者を一元管理したい
◇応募者への連絡漏れや対応の遅れを防ぎたい
◇面接の日程調整を効率化したい
◇応募から面接、採用までの進捗をまとめて管理したい
◇社長や現場責任者など、複数の担当者で応募者情報を共有したい
◇自社の採用サイトからの応募もまとめて管理したい
◇採用状況や応募経路などのデータを分析したい
◇採用業務そのものにかかる担当者の負担を減らしたい
など、企業によってATSを導入する目的はさまざまです。

ATSを選ぶときに確認したいポイント》
ATSを比較するときは、主に次のようなポイントを確認すると、自社に合ったシステムを選びやすくなります。

[1]どの採用経路からの応募を管理できるか
Indeedなどの求人検索エンジン、求人媒体、自社採用サイト、人材紹介など、企業によって応募経路は異なります。

複数の求人媒体を利用している企業であれば、応募情報をどのように取り込めるのか、媒体との連携に対応しているのかを確認することが重要です。

[2]応募者管理・選考管理がどこまでできるか
応募者情報を登録するだけでなく、「応募受付」「面接調整中」「面接済み」「内定」「採用」など、選考状況をどこまで管理できるのかも重要です。

現在Excelやスプレッドシート、メールなどで管理している場合は、今行っている業務をATS上でどこまで置き換えられるのかを確認するとよいでしょう。

[3]応募者との連絡や面接調整を効率化できるか
ATSによっては、応募者へのメール送信、テンプレート作成、面接日程の調整などを効率化できる機能があります。

「応募は来ているのに連絡が遅れてしまう」「面接日程の調整に時間がかかる」といった課題がある場合は、応募後の対応をどこまで効率化できるのかを確認しましょう。

[4]自社採用サイトと連携できるか
自社採用サイトからの応募を増やしたい企業の場合、採用ページの作成機能や応募フォーム、サイトとの連携機能なども確認したいポイントです。

求人媒体だけでなく、自社採用サイトや複数の採用チャネルから応募を集めたい場合は、応募情報を一元管理できるかどうかも重要になります。

[5]採用状況を分析できるか
「どの求人から応募が来ているのか」「応募から面接までどのくらい進んでいるのか」「どの採用経路から採用につながっているのか」など、採用活動を振り返るためのデータを確認できるATSもあります。

採用活動を継続的に改善していきたい企業では、どのようなデータを確認・分析できるのかもチェックしておきましょう。

[6]操作する人にとって使いやすいか
機能が豊富でも、実際に使う担当者が操作しにくければ、導入後に定着しない可能性があります。特に、中小企業では社長や現場責任者、事務担当者などが採用業務を兼任しているケースもあります。

そのため、「誰がATSを使うのか」「どのくらいの頻度で使うのか」「現在の採用業務をどのように変えたいのか」まで考えて選ぶことが大切です。

[7]費用だけでなく、現在の採用業務とのバランスを見る
ATSにはさまざまな料金体系やプランがあります。料金だけを比較するのではなく、導入によってどの業務を効率化できるのか、現在どれくらい採用業務に時間がかかっているのかを考えることも重要です。

「とにかく安いATS」ではなく、自社にとって必要な機能があり、実際に採用業務の負担を減らせるかという視点で比較しましょう。「機能が多いATS」が、自社にとって最適とは限りません。ATS選びでよくあるのが、「機能がたくさん付いているものを選べば安心」という考え方です。しかし、採用人数が少ない企業と、毎月多くの応募者を管理する企業では、必要な機能も運用方法も異なります。

例えば、
「応募者情報を一元管理できれば十分」
「面接の日程調整まで効率化したい」
「複数の求人媒体をまとめて管理したい」
「採用サイトも含めて採用活動全体を管理したい」
など、目的によって適したATSは変わります。

大切なのは、ATSを導入すること自体を目的にしないことです。
「何のために導入するのか」
「今、採用業務のどこに負担があるのか」
「導入後にどんな状態を目指したいのか」
を整理したうえで、自社に必要な機能を選ぶことが、ATS選びのポイントです。

《求人センターでは、ATS選びから一緒に考えます》
求人センターでは、特定のATSを導入することを前提にご提案するのではなく、まず企業ごとの採用課題や採用体制を整理します。
「応募者管理を効率化したい」
「複数の求人媒体を使っているが、管理が大変」
「応募後の連絡や面接調整に時間がかかっている」
「採用業務を社長や現場責任者が兼任している」
「採用管理の仕組みそのものを見直したい」
など、現在の状況を伺ったうえで、ATSが必要なのか、どのような機能が必要なのか、求人広告や応募者対応など他の採用施策と組み合わせたほうがよいのかまで含めて考えます。

「どのATSを選べばいいか分からない」という段階でも問題ありません。

まずは現在の採用方法や困りごとをお聞かせください。企業規模、採用人数、募集職種、採用体制、現在の応募者管理方法などを整理しながら、自社に合った採用管理の仕組みづくりを一緒に考えます。

採用担当者が一人しかいません。それでもATS(応募者管理システム)を導入できますか? 詳しく見る 閉じる

はい、導入できます。
むしろ、採用担当者が一人しかいない企業や、社長・現場責任者が採用業務を兼任している企業ほど、ATS(応募者管理システム)の導入によって採用業務を効率化できる可能性があります。採用担当者が一人の場合、求人掲載だけでなく、応募者への連絡、面接の日程調整、応募者情報の管理、面接結果の確認、採用・不採用の連絡など、さまざまな業務を一人で担当することになります。

例えば、飲食店の店長が採用担当を兼任している場合、
「営業中は応募者への連絡ができない」
「応募が入ったことに気づくのが遅れてしまう」
「電話がつながらず、再度連絡する必要がある」
「面接できる日時を応募者と何度もやり取りしている」
Excelやメールを確認しないと、誰がどの選考段階なのか分からない」
といったことが起こりやすくなります。

採用担当者が一人だからこそ、こうした細かな業務が積み重なると、本来の仕事に使える時間が少なくなってしまいます。

ATSで採用担当者の業務を効率化できます》
ATSでは、応募者情報や選考状況を一元管理できるため、採用業務を整理しやすくなります。

例えば、
◇応募が入る
  ▼
◇応募者情報を確認する
  ▼
◇応募者へ連絡する
  ▼
◇面接日程を調整する
  ▼
◇面接結果を記録する
  ▼
◇採用・不採用を管理する
といった応募から採用までの流れを、システム上でまとめて管理できます。ATSによっては、応募者へのメール送信、テンプレートの利用、面接日程の調整、選考状況の管理、担当者間での情報共有などを効率化できる機能もあります。

そのため、一人の採用担当者がすべてを手作業で管理するのではなく、システムに任せられる部分を増やすことで、採用業務の負担を減らすことができます。

《一人で使うからこそ、使いやすさが重要です》
ただし、採用担当者が一人だからといって、機能が多いATSを選べばよいわけではありません。むしろ重要なのは、実際に使う人が無理なく運用できるかということです。

例えば、
◇応募者情報を簡単に確認できるか
◇選考状況を一覧で把握できるか
◇応募者への連絡を効率化できるか
◇面接日程をスムーズに調整できるか
◇必要な情報をすぐに検索できるか
◇日常の採用業務の中で無理なく使えるか
などを確認する必要があります。

採用担当者が一人しかいない企業では、ATSの管理そのものが新しい負担になってしまっては意味がありません。「導入したら何が楽になるのか」まで考えて選ぶことが大切です。

とはいえ、すべての採用業務を一人で抱え込む必要はありません。

もう一つ大切なのは、ATSを導入することだけが解決策ではないということです。採用業務そのものを見直すことも重要です。

 

例えば、
「求人作成は外部に任せる」
「応募者管理はATSで効率化する」
「面接日程の調整を仕組み化する」
「応募者対応の一部を外部に任せる」
「採用業務そのものをRPO(採用業務代行)で支援してもらう」
など、採用業務の一部を仕組み化・外部化する方法もあります。

つまり、「採用担当者を増やす」だけが解決方法ではありません。

今いる担当者が採用業務を抱えすぎないように、システムや外部サービスを活用して、採用体制そのものを整えるという考え方もできます。

《どんな企業にATSが向いていますか?》
特に次のような企業は、ATSの導入を検討する価値があります。
◇採用担当者が一人しかいない
◇社長や店長、現場責任者が採用業務を兼任している
◇複数の求人媒体を利用している
◇応募者情報をExcelやメールなどで管理している
◇応募者への連絡が遅れてしまうことがある
◇面接の日程調整に時間がかかっている
◇応募者の選考状況を把握しにくい
◇採用業務に時間を取られ、本来の仕事に集中できない
◇採用人数が増えて、これまでの管理方法では追いつかなくなってきた

一方で、応募数や採用人数が少なく、現在の管理方法で大きな負担がない企業であれば、必ずしもATSが必要とは限りません。「一人だからATSを導入する」のではなく、「一人で採用業務を行ううえで、どこに負担があるのか」を整理することが先です。

《求人センターでは、ATSの導入ありきで考えません》
求人センターでは、ATSを導入することを目的にするのではなく、まず現在の採用体制や採用業務の状況をお伺いします。
「応募者管理に時間がかかっている」
「応募後の連絡が追いつかない」
「面接調整を効率化したい」
「採用業務を社長一人で抱えている」
「採用担当者はいるけれど、他の業務との兼任で手が回らない」
など、企業によって困っているポイントは異なります。

そのため、ATSが適している場合には必要な機能やサービスをご提案し、ATS以外の方法が適している場合には、求人広告、応募者対応、採用業務代行なども含めて、企業に合った採用の仕組みを一緒に考えます。

採用担当者が一人でも、採用業務を一人で抱え込む必要はありません。

今の採用体制で何が負担になっているのかを整理するところから、求人センターが一緒に考えます。

今使っている求人媒体や採用管理システムはそのまま利用できますか? 詳しく見る 閉じる

はい、現在ご利用中の求人媒体や採用管理システムを活かしながら、採用活動を改善できる場合は多くあります。

採用活動を見直すとき、「今使っている求人媒体を全部変えなければいけない」「新しい採用管理システムに入れ替えなければいけない」と考える必要はありません。大切なのは、現在どのような採用方法を使っていて、どこに課題があるのかを整理することです。

例えば、
◇Indeedや求人媒体から応募は来ているが、応募者への連絡が遅れている
◇複数の求人媒体を利用していて、応募者情報の管理が大変
Excelやメールなどで応募者を管理している
◇採用管理システムを導入しているものの、十分に活用できていない
◇求人媒体ごとに応募者を確認する必要があり、管理に時間がかかる
◇応募者情報は管理できているが、面接の日程調整などに手間がかかっている
◇今の採用方法を変えるべきか、そのまま続けるべきか判断できない
など、同じ「採用管理の悩み」でも、原因は企業によって異なります。

《まずは「今あるもの」を確認します》
求人センターでは、いきなり新しい求人媒体や採用管理システムをご提案するのではなく、まず現在の採用方法を確認します。現在利用している求人媒体、採用管理システム、応募者の管理方法、応募後の対応、面接までの流れなどを整理し、どこがうまく機能していて、どこに改善の余地があるのかを一緒に考えます。

例えば、現在利用している求人媒体から十分に応募が集まっているのであれば、媒体を変更するのではなく、求人原稿や採用ターゲット、応募後の対応を改善することで成果が変わる可能性があります。

また、ATS(応募者管理システム)をすでに利用している場合でも、機能を十分に活用できていないのであれば、システムを変更する前に、現在の運用方法を見直すという選択肢もあります。

《「変える」より「活かす」ことが、改善につながる場合もあります》
採用ツールや求人媒体は、導入すること自体が目的ではありません。
新しいサービスを導入した結果、採用担当者の作業が増えてしまったり、これまで使っていた仕組みとの二重管理が発生したりすれば、かえって負担が増えてしまうこともあります。

だからこそ、
今ある求人媒体を活かせないか。
今使っている採用管理システムで解決できないか。
運用方法を変えるだけで改善できないか。

という視点も大切です。

そのうえで、現在の仕組みだけでは解決が難しい課題があれば、求人媒体の追加・変更、ATSなどの採用管理システム、応募者対応の効率化、採用業務代行など、必要なサービスを組み合わせて改善方法を考えます。

《求人センターは「入れ替えること」を目的にしません》
求人センターが大切にしているのは、特定の求人媒体や採用管理システムを導入していただくことではありません。

企業ごとに、採用人数、募集職種、応募状況、採用担当者の体制、現在利用しているサービスなどは異なります。

だからこそ、「このサービスがおすすめです」と最初から決めつけるのではなく、現在の採用環境を把握したうえで、本当に必要な改善を考えます。

今使っている求人媒体や採用管理システムをそのまま活用することが最適な場合もあれば、新しいサービスを追加したほうがよい場合もあります。大切なのは、サービスを増やすことではなく、採用活動がよりスムーズに進み、応募者との出会いを採用につなげられる仕組みをつくることです。

「今の求人媒体を変えたほうがいいのか分からない」
「今使っているATSをもっと活用したい」
「採用管理が複雑になってきた」
「新しいサービスを導入するべきか迷っている」

そんな場合も、現在の採用方法を整理するところからご相談いただけます。

今ある採用の仕組みを活かしながら、必要なところだけ変えていく。求人センターは、企業ごとの採用課題に合わせて、無理のない採用改善を一緒に考えます。 

ATSを導入すると、採用活動はどのように変わりますか? 詳しく見る 閉じる

ATSApplicant Tracking System/応募者管理システム)を導入すると、応募者情報や選考状況を一元管理できるようになり、採用業務の効率化だけでなく、応募から面接・採用までの流れそのものを整理しやすくなります。特に、複数の求人媒体を利用している企業や、社長・店長・現場責任者などが採用業務を兼任している企業では、応募者が増えるほど管理の負担も大きくなります。

例えば、
「応募が入ったことに気づくのが遅れた」
「応募者への連絡を忘れてしまった」
「誰に連絡したのか分からなくなった」
「面接の日程調整に何度もメールや電話をしている」
「今、何人が選考中なのかすぐに分からない」
といった採用業務上の負担が発生することがあります。

ATSを活用することで、こうした情報を一つの場所にまとめ、応募者ごとの状況を把握しやすくなります。

[1]応募者を「探す」採用から「把握できる」採用へ

求人媒体やメール、Excelなどで応募者を個別に管理していると、「この人はどの媒体から応募したのか」「連絡は済んでいるのか」「面接はいつなのか」といった情報を確認するために、複数の画面やファイルを行き来する必要があります。ATSでは、応募者情報や選考状況をまとめて管理できるため、誰がどの段階にいるのかを一覧で把握しやすくなります。

例えば、
◇応 募
  ▼
◇連絡済み
  ▼
◇面接調整中
  ▼
◇面接予定
  ▼
◇面接済み
  ▼
◇内 定
  ▼
◇採 用

といった選考状況を管理することで、「次に何をすべきか」が分かりやすくなります。採用担当者が一人の場合でも、採用業務を頭の中だけで管理する必要がなくなり、対応漏れや確認作業の負担を減らしやすくなります。

[2]「応募が来たら対応する」から「応募を逃さない」採用へ

採用活動では、応募を集めることだけでなく、届いた応募にどれだけ早く対応できるかも重要です。せっかく求人広告を見て応募してくれた人がいても、連絡が遅れてしまえば、別の企業の面接を受けたり、転職・アルバイト探しそのものをやめてしまったりする可能性があります。

ATSによっては、応募者へのメール送信やテンプレートの利用、応募後の対応状況の管理などを効率化できます。

その結果、「応募を集める」だけで終わらず、「届いた応募を次の選考につなげる」という採用活動に変えていくことができます。

[3]面接調整などの「細かな採用業務」に追われにくくなる

採用担当者が負担を感じやすいのが、応募者との細かなやり取りです。

「面接は○日と○日なら可能です」
「その日は難しいので別の日はありますか?」
「では○日の○時でお願いします」

というやり取りを、一人ひとりの応募者と行っていると、応募者が増えるほど時間がかかります。

ATSによっては、面接日程の調整や応募者への連絡などを効率化できる機能があります。

こうした業務を仕組み化することで、採用担当者は単純な事務作業に追われる時間を減らし、応募者とのコミュニケーションや面接など、人に向き合う仕事に時間を使いやすくなります。

[4]採用状況を「感覚」ではなくデータで確認できる
ATSのメリットは、応募者を管理するだけではありません。
サービスによっては、
◇どの求人媒体から応募が来ているのか
◇どの求人に応募が集まっているのか
◇応募から面接までどのくらい進んでいるのか
◇面接から採用までの状況
◇採用につながっている応募経路
など、採用活動に関するデータを確認できるものもあります。

例えば、
Indeedから応募は多いけれど、面接につながっていない」
A媒体の応募数は少ないけれど、採用率が高い」
「応募後の連絡が遅れたときに、面接率が下がっている」
といった傾向が見えてくれば、求人媒体の選び方や求人原稿、応募後の対応方法など、次の改善につなげることができます。

つまりATSは、単に応募者を管理するためのシステムではなく、採用活動を振り返り、改善していくための土台として活用することもできます。

[5]「採用担当者だけが分かる」状態から「会社として共有できる」状態へ
中小企業では、社長や店長、現場責任者など、複数の人が採用に関わるケースも少なくありません。しかし、応募者情報が担当者のメールやExcel、個人のメモなどに分散していると、
「社長はどこまで対応した?」
「店長は面接結果を聞いている?」
「この応募者には誰が連絡した?」
といった確認が必要になります。

ATSで応募者情報や選考状況を共有できれば、採用に関わる人が同じ情報を確認しやすくなります。担当者が休みの日でも状況を確認できるなど、採用業務を「個人の経験や記憶」に頼りすぎない体制づくりにもつながります。

ATSを導入すれば、採用人数が必ず増えるわけではありません》

ここは重要なポイントです。

ATSは、求人広告のように直接応募を集めるためのサービスではありません。

そのため、ATSを導入しただけで応募数や採用人数が必ず増えるわけではありません。ATSの役割は、応募後の採用業務を整理・効率化し、応募者との接点を逃さず、採用活動を継続的に改善しやすくすることです。

「応募が少ない」という課題であれば、求人媒体や求人原稿、採用ターゲットなどの見直しが必要かもしれません。

一方で、
「応募はあるのに面接につながらない」
「応募者対応に時間がかかる」
「採用状況を把握できない」
「採用担当者の負担が大きい」
という課題であれば、ATSの導入や採用管理の仕組みを見直すことで改善できる可能性があります。

《大切なのは、ATSを導入することではなく「採用の仕組み」を整えること》
ATSにはさまざまな種類があり、応募者管理に強いもの、求人媒体との連携に強いもの、採用サイトと連携できるもの、面接調整やデータ分析に対応しているものなど、特徴も異なります。

だからこそ、
「ATSを入れれば採用がうまくいく」
と考えるのではなく、「自社の採用課題を解決するために、ATSをどう活用するか」という視点が重要です。

求人センターでは、ATSの導入ありきで考えるのではなく、現在の求人媒体、応募者数、採用人数、採用担当者の体制、応募後の対応方法などを確認したうえで、必要な仕組みを一緒に考えます。

今の採用方法をそのまま活かせる場合は、無理にシステムを変更する必要はありません。ATSが必要であれば、自社に合った機能や運用方法を検討し、ATSだけでは解決できない課題があれば、求人広告や応募者対応、採用業務代行なども含めて改善方法をご提案します。

ATSは、採用を「管理するためだけ」のシステムではありません。応募者との出会いを逃さず、採用担当者の負担を減らし、採用活動を継続的に改善していくための仕組みとして活用することが大切です。

「今の採用方法でいいのか分からない」
「応募者管理に時間がかかっている」
「採用担当者一人では対応しきれなくなってきた」

そんな場合は、まず現在の採用業務のどこに負担や課題があるのかを整理するところからご相談ください。

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