日々弊社が採用成功まで伴走させて頂いております。
クライアントの皆様には実感頂いている話ですが、
「応募」があっても
面接に繋がらない…。
という話は多くなっております。
少子高齢化で時代で、
求人倍率が高くなり…
求職者が仕事を選択できる。
いわゆる「売り手市場」の時代において
「面接」実施数を増やす。
「面接率」を引き上げる事が出来れば、
1名採用する為に必要な予算は劇的に下げる事が出来ます。
分かりやすいよう、
上記図に、
面接率を「30％」「50％」「70％」
と「20％」単位で3段階で試算し、
1名採用出来るまでの予算を可視化しました。
当然ながら面接率を引き上げる事が出来ると
求人コストを大幅に下げる事が可能です。
この面接率を引き上げるには
応募が来てからの
人事担当者の
「応募者対応」によって
明確に「差」が出ます。
この辺りのノウハウは
これまでも、
過去の参考記事で何度か記載しておりますが
・実践！面接率45％→89%迄高めた手法
・【面接率UP】応募があるけど、面接に来ない…。そのお悩みの解決方法
絶対に押さえるべきポイントとして
(1)他社取られる前に！スピード対応。
(2)電話/メール/SMSなど多様な接触を試す。
(3)企業も面接されている！印象の良い初期対応。
などは基本となります。
これらを踏まえて、
弊社のお客様でも多く利用頂いている
「AirWORK採用管理」での
面接率を少しでも引き上げる
メールテンプレートのご紹介したいと思います。
メールテンプレートは
最初からはあったけど？
そもそも「AirWORK採用管理」には
応募者対応をスムーズに行う為に
初期状態・デフォルトで
「メールテンプレート」がついております。
この初期状態の
「メールテンプレート」
簡潔で使いやすいのですが、
弊社でも実際に使ってみると
「あとちょっとここが…」と
物足りないポイントを感じました。
そこで今回はお客様の
面接率が少しでも改善出来ればと思い
お客様向けに
「改良メールテンプレート」
と改良ポイントを
今回はお伝えさせていただきます。
【目次】
面接日調整
テンプレートについて
まずは初期状態・デフォルトの
面接日調整用の
メールテンプレートを見てみましょう。
以下デフォルトテンプレート
＜＜件名＞＞
ご希望の面接日程を教えてください
＜＜本文＞＞
【面接率UP】AirWork採用管理で使えるメールテンプレート様
株式会社●● 採用担当 ●●です。
弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
●●様にぜひ一度お会いさせていただきたく、ご連絡致しました。
【面接会場】
株式会社●● ●●支店
住所：●●県●●市●●町 ●●-●●-●●
地図URL：https://●●●●●●●●●●●●
【持ち物】
履歴書（写真付き）
筆記用具
面接にあたり、ご都合良い日程の候補日を3つご返信ください。
面接の所要時間は●分ほどです。
==========以下の項目をご返信お願い致します(ここから)============
【希望日時】
第一希望：○月○日（○） ○○:○○～○○:○○の間
第二希望：○月○日（○） ○○:○○～○○:○○の間
第三希望：○月○日（○） ○○:○○～○○:○○の間
==========(ここまで)===============================
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い致します。
------------------------------------------------
株式会社●●
●●●●
------------------------------------------------
デフォルトになっているだけあって
簡潔で汎用性が高いテンプレートですね。
もちろんこのままでも良いのですが…
改良ポイントがいくつか。
まずはメールの
❶「件名」
メールを開封して頂かなければ、
話は先に進みません。
デフォルトの内容は…
ご希望の面接日程を教えてください
となっております。
簡潔ですが、もっとよくするならば…！
～～ 改良テンプレート ～～
【面接日程ご調整のお願い】【要返信】ご応募ありがとうございます。
少しぶっきらぼうな印象の
件名でしたので、
緑文字の内容にて
「丁寧な対応」をしつつ、
ポイントは受け取りした求職者に
「次に何をして欲しい」かを入れる事
【要返信】を入れてみましょう。
ちなみに実際にスマホ（iphone)にて
受信した画面がこちらとなります。
社名はAirWORK採用管理のアカウントと
紐づいている為、不要です。
しかし「社名」と「募集店舗名」が異なる場合、
件名の冒頭に「募集店舗名」を入れておくと
より開封しやすくなるかと思います。
「知らない企業から連絡が来ても怪しいので開封しない…」
という可能性は潰しておきましょう
次はメールの
❷「順番」
メール内容で伝えるべき順番がございます。
デフォルトと内容を改めて見ると…
・面接情報(場所のご案内)
↓
・持参物
↓
・面接候補日を送ってほしい(要件）
と肝心な
要件が
最後となっていました。
応募者は複数応募しておりますので、
長めに色々書いてしまうと、
要件にたどり着く前に
読むのを途中で離脱されると
メールが要件を果たせません。
特にスマホで閲覧する場合、
スキマ時間に
メールチェックする事も多い時代。
1回読み始めて、
別の事に気を取られた為、
「うっかり忘れてた…」を防ぐ為に
要件をお早めに持っていきましょう。
またこの要件についても
❸「選択肢＆明示」
試しに
このテンプレートの指示通りに
求職者のつもりになって日時を
スマホで入力しようとしてみて下さい。
この形式で
3つも候補を入力するのは
非常に手間を感じます。
この対策として
弊社の改良テンプレートでは…
～～ 改良テンプレート ～～
下記日時はご都合いかがでしょうか。
【面接候補日時】
１）●月●日 ●時～●時
２）●月●日 ●時～●時
３）●月●日 ●時～●時
※もしご都合が合わないようでしたら、
平日午前●時～午後●時スタートまでお受けしておりますので
ご希望日時をいくつか頂けましたら幸いです。
という内容にしております。
前提として
候補日は、
こちらから打診します。
こちらから打診する事で求職者側には、
心理的に1から考えるより
「選択肢」から選ぶ方が
即決しやすくなります。
また、選択後も
コピー＆ペーストで
返事が出来る状態を作れます。
また、あくまで候補時間なので
選択肢では都合がつかない求職者向けに
「そもそも面接可能時間がいつなの？」
という観点がデフォルトの
テンプレートにはございませんでしたので
候補時間以外でも、
面接可能時間を「明示」しましょう。
デフォルトのテンプレートのように
可能時間を明示しなければ、
面接調整のメールのやり取りが
1ターンで終わらず、長期化しがちです。
小さな工夫ですが、
大きなリターンがありますので、是非活用下さい。
❹必要性を考える
最後にテンプレートの面接詳細について
本当に必要なモノだけを残しましょう。
実際にテンプレートを見ると…
まず最初に、
デフォルトテンプレートにある
面接は来社が必要？
という点を考えて
頂ければと思います。
【以前の記事】
・【面接】応募が来たけど面接に繋がらない時の「コツ」
にも記載しておりますが、
弊社では求人募集を通年実施しており
応募時に
「来社面接」「WEB面接」を選択式にして、
過去1年間で約300名の応募者対応している中で
約9割がWEB面接を希望されていました。
この手のアンケートは
「面接するなら、どっち」という
実際の求職者でない方のアンケートが多いのですが
実際の求職者が選択した結果をまとめた数値になる為
来社が必須でない場合は、
「ＷＥＢ面接」を是非取り入れてみましょう！
もちろん、来社してもらう意味として
・実際の職場を見て自分に出来そうか判断して欲しい。
・同僚や雰囲気など入社後にギャップを無くす為に見学を兼ねて。
などある場合は、その理由を伝えると納得感持って
ご来社してもらえるのではないでしょうか。
また
デフォルトテンプレートにある
「持ち物」
履歴書は必要？
写真は必要？
筆記用具は使う？
そもそもですが、
AirWORK採用管理には
応募時に、
応募者情報をある程度、入力頂くように設定も可能です。
こちらで代替していただくのがオススメです。
とはいえ、
応募時の「手間」を増やすと、応募数が減りそう！
と思いませんか？
全くその通りです。
同じ論理で、「履歴書持参」にすると
同様に、面接に来ない・辞退も増えます。
応募者にとって第一志望で、
「どうしても御社に入社したい!!」
という意思形成出来るほど
採用上の強みを持っている状態というのは
長期的に取り組みが必要で、
非常に難易度が高いです。
どちらかと言うと
面接で会話してから入社意欲が高まるケースも多い為、
面接して応募者を意欲形成するまでは、
まず面接に参加してもらう事。
これを優先していきましょう。
その為、応募時の入力項目を選ぶ際の目安としては
アルバイト＝シンプルな応募フォーマット
正社員＝経歴ありのフォーマット
と差をつけるのがオススメです。
また「お写真」に関しては、
1次選考・2次選考と存在し、
面接官に引継ぎが必要で欲しい等がなければ、
おそらく、ほぼ不要なのではないでしょうか。
証明写真を撮りに行く手間を考えると
無くした方が良さそうですよね。
筆記用具も同様に使うケースの方が少なそうです。
面接日調整テンプレート
ダウンロード
ここまでのお話しの中で、
テンプレートを実際にテコ入れしてみたものがこちらです。
＜＜件名＞＞
【面接日程ご調整のお願い】【要返信】ご応募ありがとうございます。
＜＜本文＞＞
【面接率UP】AirWork採用管理で使えるメールテンプレート様
数ある企業の中から弊社へご応募頂き、
誠にありがとうございます。
株式会社●●の人事担当●●です。
レジュメを拝見して、
是非、１次面接へと進んで頂きたく
ご連絡をいたしました。
下記日時はご都合いかがでしょうか。
【面接候補日時】
１）●月●日●時～●時
２）●月●日●時～●時
３）●月●日●時～●時
※もしご都合が合わないようでしたら、
平日午前●時～午後●時スタートまでお受けしておりますので
ご希望日時をいくつか頂けましたら幸いです。
【面接】
一次面接は、
「WEB面接（ZOOM）」にて行っております。
互いの事を知る機会ですので、
ざっくばらんにお話ししましょう！
【事前準備物について】
面接では履歴書等の
事前にご用意頂くものはございません。
※応募時のレジュメにて実施させて頂きます。
不明点や事前に確認しておきたいことなどがありましたら
お気軽に下記へご連絡ください。
人事：●●
電話(●●-●●●●-●●●●)
お会いできるのを楽しみにしております。
――――――――――――――――――――
株式会社 ●●
――――――――――――――――――――
面接日調整用テンプレート
是非活用下さい。
いざ面接希望日の返信が
来たら次はどう送るのがいいの？
という方向けに、
面接日確定用のテンプレートも共有させて頂きます。
面接日確定
テンプレートについて
まずはデフォルトでついている
面接確定テンプレートを見てみましょう。
以下デフォルトテンプレート
＜＜件名＞＞
面接日程のご連絡
＜＜本文＞＞
【面接率UP】AirWork採用管理で使えるメールテンプレート様
株式会社●● 採用担当 ●●です。
面接日程についてご返信いただき、ありがとうございます。
下記日程にて面接へお越しください。
【面接日時】
●月●日（●） ●●:●●～
※所要時間は●分ほどです。
【面接会場】
株式会社●● ●●支店
住所：●●県●●市●●町 ●●-●●-●●
地図URL：https://●●●●●●●●●●●●
【持ち物】 履歴書（写真付き） 筆記用具
面接当日について疑問点や確認事項などございましたら、
お気軽にご連絡ください。 お会いできることを楽しみにしております。
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株式会社●●
●●●●
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シンプルですが、
既に前述している改良点はおいときまして、
オススメの改良点をお伝えしていきます。
緑囲みの分は、
前述している通りですが。
赤囲みが今回のオススメ点です。
❺不安材料を減らし、
「判断」出来る状態に
面接は、
自社の要件に基づき
採用できる方なのかを「判断」する事が目的です。
そう考えると、
「突発的な質問への、瞬発力をチェックしたい！」
という意図がない限りは、
こちら側として質問したい事を、事前に明示しておくと、
その場で、取り繕った回答ではなく、
じっくり考えてきた回答をしてくれる確率が高まります。
また求職者視点でも、
安心感を与える事が出来ます。
❻WEB面接の失敗防止策
WEB面接を既に実施されている
お客様からよく聞く失敗。
・面接時間を過ぎて求職者より
「WEB面接のやり方が分からない」と連絡があり、面接時間が減る。
・直前の予定が長引いたり、ネット回線が重たく、
開始時間に、WEB面接を開始できずに時間が過ぎてしまう。
このようなケースがしばしば発生する可能性も含めて
上記画像のように、
予防策メッセージを
面接日確定メールにつけておくようにしております。
このようにテンプレートを設定しておくと
求職者に向けて優しく、自社にとっても
メリットがある状態を作れますので是非活用下さい。
面接日確定テンプレート
ダウンロード
ここまでのお話しの中で、
テンプレートを実際にテコ入れしてみたものがこちらです。
面接日確定テンプレート
是非活用下さい。
ここまで来ると、
後は面接当日を待つだけ…！！
と言いたいですが、
＋α 面接率を上げる為に、
AirWORK採用管理で出来る小技をご紹介します。
前日リマインドメールの小技
面接日確定メールを送ったら、
AirWORK採用管理を閉じる前に！
直前に送った
面接日確定メールを
コピーして、送信内容の
入力欄へ貼り付けてください。
そして件名に
【面接日前日の再送】面接のご案内
と打てば、前日連絡の完成です。
あとは…
メール送信するボタンを押すと、
「送信予約ボタン」があります。
前日を選択し、予約しておけば、
わざわざ前日に、再度メールを送る作業をしなくても
前日にリマインドメールを送る事が出来ます。
こちらは、テンプレートを作っても
日付の入力などの手間を考えると、
直前に送ったメールを
コピーして使うのが手間が少なくオススメです。
最後に
AirWORK採用管理の
テンプレート変更方法について
ご存じの方も多いでしょうが、
テンプレートの変更方法が分からない方向けに
変更方法についてです。
※2025年5月現在の画面です。
AirWORK採用管理ログイン後、
❶上部メニューバー「その他」からを選択ください。
画面サイズ・デバイスによっては
「三」←こちらの
ハンバーガーメニューと呼ばれる部分に隠れてるケースもあります。
❷メールテンプレートを選択
❸変更したいテンプレートを編集を押して変更するか、
最下部から「新しいメールテンプレートを作成する」
を選択してテンプレートを作成下さい。
編集後に右下の「保存する」ボタンを押すのをお忘れなく。
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